Annotatie
19 september 2024
Cliëntenraad en het recht op informatie
Samenvatting
Op 2 april 2024 heeft de zorginstelling de voorzitter van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV) in een spoedprocedure verzocht de cliëntenraad per direct op non-actief te stellen of te schorsen en toestemming te verlenen voor een tariefsverhoging. Dit alles vooruitlopend op een procedure die de zorginstelling is gestart om vervangende toestemming voor ontbinding van de cliëntenraad te krijgen.
De voorzitter van de LCvV constateert dat de Wmcz 2018 geen bepaling bevat tot schorsing van een cliëntenraad en bepaalt bij wege van voorlopige voorziening dat partijen conform de geldende medezeggenschapsregeling de medezeggenschap moeten vormgeven.
Inleiding
Deze uitspraak van de LCvV is niet los te zien van twee andere uitspraken van de LCvV die dezelfde zorginstelling en cliëntenraad betreffen.[1] Naar voren komt het beeld van een compleet vastgelopen samenwerking tussen cliëntenraad en instelling. In de uitspraak GZR 2024-0137 draait het om het verzoek tot schorsing van de cliëntenraad. De LCvV oordeelt dat de Wmcz 2018 geen bepaling kent over ‘het opzeggen van vertrouwen’, en geeft in een voorlopige voorziening een aantal spelregels voor het verdere contact.
In de uitspraak GZR 2024-0192 draait het enerzijds om het verzoek van de zorginstelling om vervangende toestemming voor ontbinding van de cliëntenraad, en anderzijds om het verzoek van de cliëntenraad om een tariefsverhoging te beoordelen. Vervolgens achtte de voorzitter in uitspraak GZR 2024-0216 de zorginstelling in het herhaalde verzoek tot ontbinding van de cliëntenraad niet-ontvankelijk, omdat het niet voldoet aan de vereisten van de Wmcz 2018 en gronden bevat die al in een eerdere procedure aan de orde hadden kunnen zijn of zijn geweest.
Meerdere zaken vallen op in de drie uitspraken, maar in deze annotatie ga ik in op de uitspraak GZR 2024-0137 en dan specifiek op het aan de cliëntenraad toekomende recht op informatie (art. 6 lid 1 Wmcz 2018). Dit is namelijk een van de aspecten die in de voorlopige voorziening van de voorzitter van de LCvV naar voren komt. In de voorlopige voorziening bepaalt de voorzitter dat de cliëntenraad zijn informatieverzoeken gelet op de bedoeling van artikel 6 lid 1 Wmcz 2018 moet beperken tot dat wat hij redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn (in de medezeggenschapsregeling vastgelegde) taak. De zorginstelling voldoet vervolgens binnen een redelijke termijn en desgevraagd schriftelijk aan deze verzoeken.
Het recht op informatie is van wezenlijk belang voor een cliëntenraad: zonder de relevante informatie van de instelling kan een cliëntenraad moeilijk zijn werkzaamheden uitvoeren. Het legt de basis voor die werkzaamheden en het gesprek tussen zorginstelling en cliëntenraad. Maar op welke informatie heeft de cliëntenraad nu precies recht en wie is daarvoor verantwoordelijk? Geeft de wet een beperking aan waar het gaat om de vraag wie de cliëntenraad om informatie mag vragen binnen de instelling? Dit zijn vragen waarbij ik stilsta in deze annotatie. Ik sluit af met een korte conclusie.
Recht op informatie
In artikel 6 lid 1 Wmcz 2018 is bepaald dat de instelling de cliëntenraad tijdig en desgevraagd schriftelijk alle inlichtingen en gegevens verstrekt die de cliëntenraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. Deze bepaling is niet gewijzigd ten opzichte van de voorgaande wet.[2] In de memorie van toelichting is ook te lezen dat een cliëntenraad zijn werk niet naar behoren kan doen als hij niet op de hoogte is van alle relevante zaken die de aanbieder en de instelling betreffen. Daarom heeft de instelling de verplichting tot het verstrekken van inlichtingen en algemene gegevens omtrent het beleid, waarbij als voorbeeld wordt genoemd het lange termijn huisvestingsplan.[3] Daarnaast bepaalt artikel 6 lid 1 Wmcz 2018 dat de instelling ten minste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens verstrekt omtrent het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en in het komende jaar zal worden gevoerd.[4] Deze verplichting is op gelijke manier geregeld in de WOR en de Wms, zo is ook terug te vinden in de Kamerstukken.[5] Ook hier valt te lezen dat het doel van de bepaling is dat medezeggenschapsorganen tijdig de informatie krijgen. De Governancecode zorg 2022 sluit op dit punt aan door in artikel 3.1.2 te bepalen dat ‘de raad van bestuur met ieder medezeggenschapsorgaan afspraken maakt over de wijze waarop met elkaar wordt samengewerkt, de procedures voor overleg, advies of instemming en de daarbij te hanteren termijnen’.
De LCvV oordeelde overigens in 2009 dat het recht op informatie niet ongeclausuleerd of ongelimiteerd is: het verzoek van de cliëntenraad om informatie moet gemotiveerd kunnen worden vanuit de taakstelling van de cliëntenraad. In casu vroeg de cliëntenraad zeer gedetailleerde informatie inzake een adviesaanvraag over een begroting, waarbij de LCvV ook aangaf dat dit onevenredig veel tijd kostte van de organisatie en bovendien raakte aan de geheimhouding en privacy van de cliënten.
Wel vallen onder het recht van informatie de voortgangsrapportages en bestuursbesluiten met uitzondering van de notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur en van het overleg tussen de raad van bestuur en de directeuren.[6] De informatie die de cliëntenraad vraagt of ontvangt dient dus verband te houden met het doel waarvoor de cliëntenraad is ingesteld, namelijk het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de instelling.[7]
Ook is eerder door de Ondernemingskamer geoordeeld dat de verstrekking van informatie niet (steeds) afhangt van verzoeken van de cliëntenraad daartoe.[8] De instelling heeft hier een eigen actieve verplichting in.[9]
In de uitspraak GZR 2024-0137 sluit de LCvV aan op haar eerdere uitspraken door te oordelen dat de cliëntenraad zijn informatieverzoeken indachtig artikel 6 lid 1 Wmcz 2018 beperkt tot hetgeen hij redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn (in de medezeggenschapsregeling vastgelegde) taak en daarbij ook de verplichting aan de instelling oplegt om aan deze verzoeken binnen een redelijke termijn te voldoen.[10]
Relevant te vermelden is voorts nog artikel 3 lid 7 Wmcz 2018. Hierin staat dat in de medezeggenschapsregeling geregeld moet worden op welke wijze de informatie aan de cliëntenraad wordt verstrekt zodat deze voor de cliëntenraad begrijpelijk is. Dit dient in samenspraak met de cliëntenraad te worden vormgegeven.[11] In de memorie van toelichting is bovendien te lezen: ‘Hoe toegankelijker de informatie, hoe sneller en beter de cliëntenraad zich een oordeel zal kunnen vormen. Dit heeft dus gevolgen voor de kwaliteit van de beslissingen van de cliëntenraad en voor de periode die de raad redelijkerwijs nodig heeft om te adviseren dan wel te beslissen of hij met het voorgenomen besluit instemt.’[12] Hier wordt dus een verband gelegd tussen de kwaliteit van de informatie van de instelling en de kwaliteit van de beslissing van de cliëntenraad én de tijd die de cliëntenraad nodig heeft om tot een oordeel te komen. De vraag is, ook een aantal uitspraken van de LCvV lezende, of de zorginstelling zich daar altijd bewust van is.[13] Ik denk dat dit zeker een punt van aandacht en gesprek is voor de zorginstelling met de cliëntenraad.
Verantwoordelijkheid
De cliëntenraad komt aan zijn informatie door hetgeen hij van de instelling ontvangt. De Wmcz 2018 bepaalt niet van wie binnen de instelling de cliëntenraad zijn informatie ontvangt. Dit zal vaak de (beslissingsbevoegde) gesprekspartner van de cliëntenraad zijn: de bestuurder, directeur of manager. Maar de wet bepaalt niet expliciet dat de cliëntenraad eigenstandig de organisatie in kan gaan om informatie op te halen bij medewerkers.[14]
In de onderhavige casus is te lezen dat de instelling aangeeft dat medewerkers zich overvraagd voelen en aangeven dat de cliëntenraad hen dwingend en soms intimiderend bejegent en onevenredig veel tijd in beslag neemt. Terecht geeft de LCvV aan dat het aan de zorginstelling is om randvoorwaarden te scheppen voor een goede invulling van de medezeggenschap.[15] Die randvoorwaarden vinden hun weerslag in de medezeggenschapsregeling, het maken van nadere werkafspraken én het evalueren van de medezeggenschapsregeling en de afspraken. Bijzonder is ook dat de LCvV in dezen constateert dát er kort voor het escaleren van de samenwerking een evaluatie van de medezeggenschapsregeling heeft plaatsgevonden, waarin dit niet naar voren is gekomen.
De LCvV oordeelt in deze casus dat de zorginstelling één aanspreekpunt voor de cliëntenraad dient aan te wijzen. Diegene dient tot deze werkzaamheden afdoende in staat te zijn of te worden gesteld. De LCvV beperkt daarmee tegelijkertijd de mogelijkheden tot contact binnen de organisatie met medewerkers door te bepalen dat de cliëntenraad zich uitsluitend wendt tot dit aanspreekpunt. Gezien de verstoorde samenwerking is dit een logisch antwoord van de LCvV. Indien de samenwerking tussen cliëntenraad en instelling niet verstoord is, zou indachtig hetgeen de Governancecode Zorg 2022 bepaalt over het contact tussen cliëntenraad en raad van toezicht, hetzelfde kunnen worden afgesproken tussen instelling en cliëntenraad: contact met medewerkers kan, maar niet buiten medeweten van de bestuurder/directeur/manager om.[16]
De achterban: de rol van de cliëntenraad én de zorginstelling
Een bron van informatie voor de cliëntenraad is de informatie die hij van de achterban ontvangt. De cliëntenraad mag en moet zelfs bij de cliënten en hun vertegenwoordigers informatie vandaan halen. In de memorie van toelichting bij de Wmcz 2018 wordt het contact met de achterban als belangrijk uitgangspunt van de cliëntenraad genoemd.[17] In artikel 5 lid 2 Wmcz 2018 wordt dan ook expliciet bepaald dat de cliëntenraad de wensen en meningen van de betrokken cliënten en hun vertegenwoordigers inventariseert. Daarnaast bepaalt artikel 5 lid 4 Wmcz 2018 dat de cliëntenraad de resultaten van inspraak betrekt bij de werkzaamheden. De cliëntenraad is (in bepaalde mate) afhankelijk van de instelling voor het contact met de achterban. De instelling heeft hierin ook een faciliterende rol en ook hier zullen werkafspraken over gemaakt moeten worden. In de casus is te lezen dat de instelling al was overgegaan tot een toegangsverbod van de vergaderlocatie, tevens zijnde een woonzorglocatie. Dat bemoeilijkt de cliëntenraad in het in contact komen met de achterban en in het uitoefenen van zijn taak.
Conclusie
Ik stond in deze annotatie stil bij een aantal aspecten rondom het recht van de cliëntenraad op informatie. Dit naar aanleiding van de uitspraak van de LCvV, waarbij de zorginstelling in een spoedprocedure verzocht om de cliëntenraad per direct op non-actief te stellen of te schorsen en toestemming te verlenen voor een tariefsverhoging. Bij wege van voorlopige voorziening bepaalde de voorzitter van de LCvV in casu onder andere dat de cliëntenraad zijn informatieverzoeken beperkt tot dat wat hij redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak, zoals ook vastgelegd in de medezeggenschapsregeling. Met betrekking tot het recht op informatie, zoals bepaald in artikel 6 lid 1 Wmcz 2018, gaf ik aan dat zowel in de wetsgeschiedenis als in de jurisprudentie naar voren komt dat de informatie verband dient te houden met het doel waarvoor de cliëntenraad is ingesteld en dat de instelling een eigen actieve verplichting heeft in het verstrekken van informatie. In de onderhavige casus oordeelde de LCvV dat het aan de instelling is om de randvoorwaarden voor de medezeggenschap te creëren, en dus ook om te bepalen wie het aanspreekpunt is binnen de organisatie voor het ophalen van die informatie. De wet geeft namelijk niet expliciet aan of het verzoek tot informatie zich enkel beperkt tot de beslissingsbevoegde gesprekspartner van de cliëntenraad. Ik heb aangegeven dat indachtig de Governancecode Zorg 2022 hier nadere afspraken over gemaakt kunnen worden, op basis waarvan de cliëntenraad contact met medewerkers kan hebben. Dit contact kan echter niet buiten medeweten van de bestuurder/directeur/manager om gebeuren. Al met al kan het maken van heldere afspraken over welke informatie de cliëntenraad toekomt, van wie hij deze informatie ontvangt en hoe de communicatie binnen de zorginstelling verloopt de cliëntenraad helpen in de uitoefening van zijn taken en zo de samenwerking tussen zorginstelling en cliëntenraad bevorderen.
mr. X.R. van der Kruk-Ras
[1] Zie GZR 2024-0192 en GZR 2024-0216.
[2] Zie art. 5 lid 1 Wmcz (1996).
[3] Kamerstukken II 2017/18, 34858, nr. 3, p. 54.
[4] Ook dit stond in art. 5 lid 2 Wmcz 1996.
[5] Kamerstukken I 2018/19, 34858, D, p. 15.
[6] LCvV 09-01.
[7] Art. 3 lid 1 Wmcz 2018.
[8] ECLI:NL:GHAMS:2013:BZ9692.
[9] Zie hierover ook Malssen in Houwen, Perquin-Deelen & Andes (red.), Handboek Semiplubliek Ondernemingsrecht (VDHI nr. 183), 2023, par 20.4.2. Malssen geeft aan dat steeds in algemene zin actief de vraag dient te worden gesteld of de gemeenschappelijke belangen van de achterban van het medezeggenschapsgremium in geding zijn en zo ja, of het gremium daar redelijkerwijs over moet worden geïnformeerd
[11] Kamerstukken II 2017/18, 24858, nr. 3.
[12] Kamerstukken II 2017/18, 34858, nr. 3, p. 49-50.
[13] Zie uitspraak GZR 2024-0192 die verband houdt met deze uitspraak.
[14] Ook is hier geen nadere jurisprudentie over te vinden.
[16] Art. 3.1.3. GCZ 2022.
[17] Kamerstukken II 2017/18, 34858, nr. 3, p. 24.
